 |  |
|
לעזוב את אופיס: המדריך השלם ל-Google Docs
המשרד המקוון של גוגל הולך ומשתכלל | צלם: TheMarker
שירות ניהול המסמכים המקוון מבית גוגל מאפשר לכם להעלות מסמכים לרשת ולשתף אותם עם חברים. כך תעשו זאת
10.12.07 | 21:32Internet
ליצירה ושיתוף של מסמכים ברשת ישנם מספר יתרונות משמעותיים. צורת עבודה זו מאפשרת לגבות את המסמכים, לשתף אותם עם חברים ולגשת אליהם מכל מחשב בעולם המחובר לרשת. שירות גוגל דוקס (Google Docs) מאפשר לבצע את כל הפעולות שנמנו זה עתה באמצעות ממשק פשוט וידידותי, ובינתיים נראה שהוא זוכה להצלחה לא קטנה. נראה שבגוגל מקווים כי Google Docs יהווה בסופו של דבר אלטרנטיבה מקוונת לחבילת האופיס של מיקרוסופט ששולטת כיום בשוק. להלן הסבר ב-10 סעיפים על העבודה עם גוגל דוקס.
1. הרשמה וכניסה לשירות
היכנסו לעמוד הכניסה של גוגל דוקס. במידה ויש ברשותכם חשבון בגוגל (לדוגמא, אם יש לכם כתובת דואר אלקטרוני של gmail) תוכלו להיכנס לשירות פשוט על ידי מילוי כתובת הדוא"ל והסיסמא. אם עדיין אינכם משתמשי גוגל, תוכלו ליצור לעצמכם חשבון חדש בעזרת מילוי טופס רישום קצר. כעת, היכנסו פנימה והתחילו לנהל את המסמכים שלכם.
2. הגדרת עברית
אמנם התפריטים של גוגל דוקס עדיין לא תורגמו לעברית, אך אנשי גוגל נתנו לנו בכל זאת אפשרות תמיכה בעברית. כדי לכתוב מסמכים בעברית, עלינו להגדיר את השירות כך שיתמוך בהזנת כתב מימין לשמאל. כדי לעשות זאת, היכנסו לתפריט ההגדרות (Settings) בצד הימני העליון של העמוד הראשי. תחת לשונית בשם 'כללי' (General) נבחר בשפה האנגלית ואת איזור הזמן המקומי - Tel Aviv GMT+02:00. כעת יש לסמן V בתיבת 'הצג בקרת ימין-שמאל בעורך' (Show right to left controls in the editor). בנוסף, יש אפשרות לשנות את שם התצוגה שלנו בתיבה הבאה. אל תשכחו לשמור את השינויים בהגדרות באמצעות לחיצה על כפתור Save שנמצא בתחתית העמוד. זהו, עכשיו אנו מוכנים להתחיל לכתוב.
3. יצירת מסמך חדש
המסמכים בגוגל דוקס מתחלקים ל-3 סוגים: מעבד תמלילים (Documents) בדומה לתוכנת ה-Word של מיקרוסופט אופיס, גיליון אלקטרוני (Spreadsheet) בדומה ל-Excel אצל המתחרים ומצגת (Presentation) בדומה ל-PowerPoint.
כדי ליצור מסמך חדש נפתח תפריט בשם 'חדש' (New) אשר נמצא בצד העליון השמאלי בעמוד הראשי. כעת נבחר ב-Documents ונעבור לחלון העריכה שיפתח בפנינו עם המסמך החדש שאנו עומדים לכתוב. חלון זה יזכיר לרבים מכם את סרגלי ה-Word המוכרים. כל מה שנשאר לנו לעשות זה להתחיל לכתוב את המסמך שלנו. נוכל לצרף למשל תמונות למסמך שכתבנו על ידי מעבר ללשונית בשם 'הוספה' (Insert) ובחירה ב-'תמונה' (Image). כעת יש באפשרותנו לבחור האם להוסיף תמונה מהמחשב או מכתובת אינטרנט (URL). נוכל להגדיר מאפיינים נוספים כמו גודל התמונה, מיקומה במסמך וכדומה, תחת הכיתוב 'אפשרויות תמונה נוספות' (More image options).
תכונה שימושית נוספת שהשירות של גוגל מציע לנו נמצאת בלשונית Revisions, שם ניתן לצפות בטבלה המסכמת עבורנו את כל השינויים שעבר המסמך על פי הזמן שבו הוא נערך ומהות השינוי. נוכל לחזור אחורה לכל שלב בעריכת המסמך וכן להשוות את השינויים שנעשו בו.
כמו בכל מעבד תמלילים אחר, נוכל לצפות בתצוגה מקדימה של המסמך, להדפיס אותו או לשלוח אותו בדוא"ל. בנוסף, ניתן לערוך את המסמך בשפת HTML. בסיום כתיבת המסמך, נלחץ על 'שמור וסגור' (Save & close) כדי לחזור בחזרה לעמוד הראשי. כעת המסמך שיצרנו יופיע לפנינו במרכז העמוד הראשי.
4. העלאת מסמך קיים מהמחשב
במידה וכבר יצרנו מסמכים בתוכנות אחרות, או במידה ואנו מעוניינים להעלות לחשבון הגוגל דוקס שלנו מסמכים ממקור אחר, נוכל לעשות כן באמצעות כניסה לעמוד ההעלאה (Upload) מהתפריט העליון בעמוד הראשי. בעמוד שנפתח אנו בוחרים האם להעלות את הקובץ מהמחשב האישי, על ידי לחיצה על '...Browse' ובחירת נתיב הקובץ בכונן הקשיח, או על ידי הקלדה של כתובת URL כדי להעלות מסמך משרת אינטרנט. חשוב לציין כי גוגל מגבילה את הגודל המרבי של קבצי טקסט ל-500 ק"ב, מצגות ל-10 מ"ב וגיליונות אלקטרונים ל-1 מ"ב.
דרך נוספת להעלאת קבצים לגוגל דוקס היא באמצעות שליחה של מסמכים מצורפים (Attachments) לכתובת של תיבת דואר אלקטרוני ייחודית שנוצרה עבורנו על ידי גוגל. לכתובת שרשומה בחלקו השני של העמוד, יש לשלוח הודעות עם מסמכים מצורפים והם יכנסו באופן אוטומטי לרשימת המסמכים שלנו. כך נוכל לתת לחברינו או לקולגות שלנו את הכתובת והם יעבירו לנו את המסמכים שיצרו, או שנוכל להעביר הודעות עם מסמכים מצורפים מהתיבה שלנו לכתובת שקיבלנו ולהעלות אותם ישירות לחשבון הגוגל דוקס שלנו. יש לשים לב שהגבלת גודלם של הקבצים תקפה גם כאן.
5. הורדת מסמכים למחשב
את אותו התהליך ניתן לבצע גם הפוך, כלומר להוריד מסמכים שיצרנו או שהעלנו ממחשב אחד לכונן הקשיח במחשב אחר. בשביל לבצע זאת נעמוד עם הסמן של העכבר על השם המסמך אותו אנו מעוניינים להוריד, ובעזרת לחיצה ימנית נבחר בשמירה (...Save as) באחד מהפורמטים הבאים - HTML, OpenDocument, PDF, txt, או doc. לאחר שבחרנו בפורמט המתאים, יפתח בחלון חדש תיבת שמירה המוכרת לנו מהורדה של קבצים מאתרי אינטרנט, שם נבחר לפתוח את הקובץ או לשמור אותו בכונן הקשיח. נוכל להוריד את המסמך גם תוך כדי כתיבתו מעמוד העריכה באמצעות בחירה בתפריט בשם 'קובץ' (File) ובחירה של ייצוא (...Export as) לפי הפורמט המבוקש.
6. יצירת תיקיות
דרך יעילה לשמירה על סדר היא שימוש בתיקיות. כדי ליצור תיקייה חדשה נבחר בתיקייה (Folder) תחת תפריט 'חדש' (New). כעת נוכל לתת שם לתיקייה שלנו ולהוסיף תיאור מתחת לשם התיקייה. לאחר שיצרנו את התיקייה נסמן ב-V את המסמכים שברצוננו להוסיף לתיקייה מתוך כלל הקבצים (All items) בתפריט מצד שמאל. נלחץ כעת על לחצן ימני בעכבר או על אפשרות 'הוסף לתיקייה' (Add to folder) מתוך התפריט העליון ונבחר את התיקייה אליה אנו משייכים את המסמכים. העמוד מיד יתעדכן ויודיע לנו שהמסמכים צורפו לתיקייה.
7. חיפוש מסמכים
גוגל מתמחה בפיתוחן של טכנולוגיות חיפוש מדויקות ויעילות. גם בגוגל דוקס נוכל להשתמש ביכולות הללו כדי לאתר מסמכים שיצרנו. תיבת החיפוש נמצאת תמיד בשורה העליונה בעמוד הראשי לצד הלוגו של גוגל דוקס. ברגע שנתחיל להקליד בתוכה שם של מסמך, יופיעו במסגרת מתחת המסמכים המכילים את האותיות שהקלדנו. נוכל לבחור האם לחפש בתוך המסמכים שלנו (Search docs) או לחפש את הערך ברשת (Search the web). לאחר לחיצה על חיפוש במסמכים שלנו, תוצג רשימה של המסמכים המתאימים לערך החיפוש ונוכל למיין אותה לפי שם המסמך, התיקייה לה הוא שייך, התאריך בו נוצר וכו'.
8. שיתוף המסמך
לצורך שיתוף מסמך עם אחרים, יש ללחוץ לחיצה ימנית בעכבר על המסמך אותו אנו מעוניינים לשתף ולבחור מהתפריט באפשרות 'שיתוף' (Share). דרך אחרת היא להיכנס לעמוד העריכה של המסמך ולבחור בתפריט העליון הימני בשיתוף. שתי הדרכים יביאו אותנו לעמוד השיתוף. בעמוד זה נתבקש לבחור בין שיתוף המסמך עם אנשים כצופים (as viewers) או כמשתפי פעולה (Collaborators). בחירה באפשרות האחרונה תאפשר לאחרים לערוך את המסמך.
לאחר בחירת סוג השיתוף יש להוסיף את כתובות הדוא"ל של האנשים איתם אנו רוצים לשתף את המסמך. לפני שליחה, יש לסמן V בחלק התחתון של התפריט במידה ואנו רוצים לאפשר לנמענים שלנו להזמין אנשים נוספים שיוכלו לערוך את המסמך.
לאחר סיום מילוי טופס ההזמנה, נלחץ על Invite. לאחר מכן תפתח בפנינו מסגרת שבה נמלא את נושא ההודעה, ותוכן ההודעה (כמו בהודעת דוא"ל רגילה), מעבר לכך נוכל לסמן האם ברצוננו גם לכלול את המסמך עצמו כקובץ המצורף להודעה.
9. פרסום המסמך ברשת
גוגל מאפשרת לנו לפרסם את המסמך שלנו ברשת. לצורך כך נבחר בלשונית בשם Publish הצמודה ללשונית Share. כעת נעבור לעמוד הפרסום. כל שעלינו לעשות הוא ללחוץ על 'פרסם מסמך' (Publish Document) ובתוך שניות ספורות העמוד יתעדכן ונקבל כתובת URL של המסמך שלנו. נוכל גם לסמן האם ברצוננו ששינויים שנערוך במסמך לאחר פרסומו יתעדכנו בכתובת שקיבלנו. את כתובת האינטרנט שקיבלנו נוכל להעתיק ולשלוח לחברינו או לצרף כלינק לאתרי אינטרנט כלשהם (בפורומים, צ'אטים וכו'). בכל רגע נתון בהמשך נוכל לחזור לעמוד הפרסום של כל מסמך ולבטל את פרסומו על ידי לחיצה על 'Stop publishing'.
10. פרסום המסמך בבלוג
גוגל דוקס מאפשרת לפרסם את המסמכים שלנו באופן אוטומטי כפוסט בתוך בלוג אותו אנו מנהלים. לצורך כך יש להגדיר בפעם הראשונה מספר הגדרות מתקדמות הכוללות: ממשק תכנות הבלוג (API), כתובת ה-URL של הבלוג (עם סיומת xmlrpc.php עבור בלוגים במערכת WordPress), שם משתמש וסיסמא, כותרת הבלוג (במידה וקיים יותר מבלוג אחד בכתובת). תוכלו לסמן גם האם ברצונכם לכלול את שם המסמך שאותו אנו מפרסמים בפוסט. לאחר מכן מומלץ ללחוץ על 'בדיקה' (Test) כדי לוודא שההגדרות נכונות. במידה והכל עבר בשלום, תוכלו לפרסם פוסטים בבלוג שלכם היישר מעמוד הפרסום של כל מסמך, על ידי לחיצה על Post to blog.
כעת יש בידכם את כל הכלים הבסיסים לעבודה עם גוגל דוקס. אם יש לכם טיפים נוספים בנושא, אתם מוזמנים להוסיף אותם בתגובות לכתבה.
פורמט להדפסה
שלח באימייל
חזרה למעלה
עשרת הגדולים
- 1. סטיב ג'ובס נבחר למנכ"ל העשור של המגזין פורצ'ן
- 2. דרואיד של מוטורולה: המתחרה הראוי של האייפון
- 3. אורקל מתכוננת למאבק מול הנציבות האירופית
- 4. פייסבוק מגיעה לשיא חדש: 325 מיליון משתמשים
- 5. מדוע אובונטו עדיפה על חלונות 7
- 6. Google Wave מגיע למגזר הארגוני
- 7. מהדורת Ultimate של חלונות 7 מאפשרת החלפת שפת הממשק
- 8. לקוחות נורטל? עדיין לא צריך להיכנס לפאניקה
- 9. השותפות בין סיסקו, EMC ו-VMware היא ירייה באפלה
- 10. און טראק אינוביישנס מוכרת את נכסי מילניום לסמארטמק
