 |  |
|
לא מסתדרים עם האאוטלוק? קבלו מבט נוסף...
האאוטלוק כבד? מכניסים אותו למשטר דיאטה; האאוטלוק איטי? מאיצים בו... | צלם: TheMarker
מיקרוסופט אאוטלוק הינו יישום גדול, איטי ולעיתים לא יציב. רבים שואלים עצמם כיצד ניתן לגרום לתוכנה לעבוד עבורכם, ולא נגדכם. להלן 10 בעיות נפוצות במיקרוסופט אאוטלוק, והדרכים לפתור אותן. כתבה ראשונה בסדרה
23.01.09 | 13:36Software
מאת פרסטון גראלה, Computerworld
תוכנת מיקרוסופט אאוטלוק היא אחת התוכנות הנפוצות בעולם, ובו בזמן אחת המושמצות ביותר. לאאוטלוק יש אינספור מאפיינים בתחומים שונים - דואר אלקטרוני, יומן פגישות, ניהול אנשי קשר, רשימת מטלות ועוד - אולם הנטייה שלו להיות מנופח, איטי, ולא מהימן, עלולה להפוך אותו למעצבן כלפי המשתמש. רשת האינטרנט מלאה אנשים המתלוננים על אאוטלוק, ואני מודה שתוכנה זו גרמה גם לי עצמי להתעצבן לא אחת במהלך השנים. אבל אני מוכן לשים את כל זה מאחורי, בעיקר כיוון שמצאתי פתרונות לבעיות שהכי מטרידות משתמשי אאוטלוק.
אז בין אם אתם אוהבים אותה, שונאים אותה, או נמצאים אי שם בתווך, בכתבה הבאה תמצאו פתרונות לכמה מהבעיות הנפוצות ביותר שממררות את חיי המשתמשים. שימו לב שהפוקוס בכתבה הוא בעיקר על הגרסה החדשה ביותר של אאוטלוק - אאוטלוק 2007. רבים מהתיקונים להלן יעבדו היטב גם עם גרסאות מוקדמות יותר, אך לא כולם. בנוסף, אני מתמקד בשימוש של אאוטלוק כתוכנת דוא"ל POP3, ולא עוסק כלל בעבודה בסביבת Exchange. עם זאת, תגלו שרבים מהתיקונים אותם אני מציע בכתבה יעבדו גם בסביבה ארגונית זו. מוכנים? הנה הרשימה, מסודרת פחות או יותר בסדר חשיבות יורד.
מטרד מספר 1: אאוטלוק פשוט איטי מדי. איך אפשר לגרום לו לעבוד מהר יותר?
הבעיה: נדמה לפעמים שלאאוטלוק יש שלוש מהירויות: איטית, איטית יותר, והכי איטית. לוקח לו הרבה זמן לעלות, והוא זוחל בכל מה שקשור לשליחה וקבלה של דוא"ל. חייבת להיות דרך לזרז את העניינים.
הפתרון: אין פעולה יחידה בה ניתן לנקוט על מנת להאיץ את פעולתו של האאוטלוק, אולם שילוב של פתרונות אמור לגרום לתוכנה לעבוד ביתר נמרצות. אנחנו לא יכולים להבטיח מהירויות שיא, אבל אם תפעלו לפי ההנחיות הבאות, מרבית הסיכויים שלא תרגישו תקועים כל הזמן.
תחילה, צמצמו את גודלו של קובץ ה-pst באופן המפורט בסעיף הבא (סעיף מספר 2). פעולה זו כשלעצמה אמורה לגרום לשינוי ניכר. כעת, ודאו שהאאוטלוק שלכם מצויד בעדכוני התוכנה החדשים ביותר, זאת באמצעות מנגנון Windows Update. ישנו עדכון תוכנה אחד ספציפי בעל חשיבות גדולה, במיוחד אם יש לכם קובץ pst גדול. שמו של העדכון הוא Update for Outlook 2007, ומספרו הוא 933493. מטרתו היא לזרז את פעולת האאוטלוק בעבודה מול קובצי pst גדולים, ומשתמשים רבים דיווחו כי הוא שיפר באופן משמעותי את מהירות הריצה. למעשה, יש הטוענים שהתקנה של עדכון זה לבדו פתרה את בעיות המהירות שלהם.
בשלב הבא, הסירו את תוספי האאוטלוק להם אינכם זקוקים, כפי שמוסבר בסעיף 5. לא מעט אנשים דיווחו שתוכנת ה-iTunes של אפל התקינה תוסף לאאוטלוק (לא ברור לאיזו מטרה), וכי הסרה שלו הביאה לשיפור המהירות. אחרים סיפרו שתוכנת Windows XP Fax Services גרמה לגרסת האאוטלוק 2007 שלהם לעבוד בעצלתיים. אם אתם לא עושים שימוש ב-XP על מנת לשלוח פקסים, תוכלו להאיץ את מהירות הפעולה על ידי הסרת רכיב הזה. (על מנת לעשות זאת, לכו ל-Control Panel, בחרו Add or Remove Software, ואז בחרו ב- Add/Remove Windows Components). בנוסף, כמה וכמה משתמשים טוענים שדווקא יישום ה-Business Contact Manager הוא זה שמאט באופן משמעותי את האאוטלוק 2007 שלהם. אם גם לכם יש את היישום הזה מותקן, נסו להסיר אותו באותו אופן.
ולבסוף, בדקו את ערוצי ה-RSS שלכם. עורך ערוצי ה-RSS של האאוטלוק הוא מאפיין מצוין, אבל שימוש בו עלול להאט דברים באופן ניכר. כברירת מחדל, הוא מוגדר לקבל כמה וכמה ערוצים בהם אולי אין לכם צורך. בנוסף, עם הזמן יכול להיות שנרשמתם בעצמכם לערוצים אותם אתם כבר לא קוראים. בתפריט ה-Tools של אאוטלוק, לכו ל-Account Settings ולחצו על לשונית ה-RSS Feeds. תגיעו למסך כמו זה הנראה בתמונה. גללו כלפי מטה במורד רשימת הערוצים, חפשו את אלה בהם אין לכם עניין, ולחצו על Remove. לאחר שתסיימו, לחצו על Close.
מטרד מספר 2: הקבצים המצורפים להודעות דוא"ל הופכים את האאוטלוק למנופח באופן מוגזם
הבעיה: אם אתם שולחים ומקבלים באופן קבוע הודעות עם קבצים מצורפים, קובץ ה-pst שלכם יכול להתנפח במהירות לממדים מפחידים. קל מאוד להגיע לגדלים של מאות מגה-בייט, ואני מכיר אנשים שעברו גם את סף ה-1 ג'יגה-בייט. בין השאר, מצב זה עלול להאט את מהירות ההרצה של האאוטלוק, ואף לפגוע ביציבותו.
הפתרון: הגיע הזמן להכניס את האאוטלוק לדיאטה. תחילה, יש למצוא איפה נמצא השומן. לאאוטלוק 2007 יש תיקייה שימושית מאוד שנקראת "Larger Than 100 KB". תוכלו למצוא אותה תחת Search Folders ברשימת התיקיות של אאוטלוק. כפי שמרמז שמה, תיקייה זו מרכזת את כל ההודעות שגודלן עולה על 100 קילו-בייט. כברירת מחדל, התיקייה ממוינת לפי גודל, כאשר ההודעות הגדולות יותר בתחילה.
כעת, כאשר אתם רואים את ההודעות בעלות הנפח הרב ביותר, תתחילו לקצץ. אם אתם כמוני, תופתעו מאוד לגלות כמה מאותן הודעות אתם כבר לא צריכים - מחקו אותן. אם אתם זקוקים לקובץ הנלווה, אבל לא להודעה עצמה, שמרו את הקובץ על הדיסק הקשיח, ומחקו את ההודעה מהאאוטלוק. אם ההיפך הוא הנכון, כלומר אתם רוצים לשמור את ההודעה, אבל לא את הקובץ הנלווה, אתם יכולים לחסוך מקום על ידי שמירה של הקובץ מחוץ לאאוטלוק, או מחיקתו לגמרי. תחילה, שמרו את הקובץ לדיסק. כעת, פתחו את הודעת הדוא"ל, לחצו עם כפתור העכבר הימני על הקובץ הנלווה, ובחרו Remove. הקובץ יימחק מהאאוטלוק, אבל ההודעה עצמה תישמר.
בעיית הקבצים הנלווים באאוטלוק כל כך ידועה לשמצה, שחברת צד שלישי אפילו מציעה פתרון משלה, פתרון שאמור לסייע להקטין את גודלם של קובצי ה-pst על ידי מחיקת קבצים נלווים. תוכנת Kopf Outlook Attachment Remover החינמית שומרת קבצים נלווים מתוך אאוטלוק, מאחסנת אותם על הדיסק, ומחליפה את הקובץ בקישור לעותק שעל הדיסק. תוכלו לפתוח את הקובץ הנלווה בצורה רגילה, אבל אאוטלוק יביא אותו מהדיסק הקשיח, ולא מתוך קובץ ה-pst.
אתם יכולים להורות לתוכנה לסרוק באופן אוטומטי תיקיות שלמות, להסיר את הקבצים הנלווים, ולהחליף אותם בקישורים. לחילופין, אתם יכולים לעשות זאת ידנית - הודעה אחרי הודעה. שימו לב שמתוך האאוטלוק, זה ייראה כאילו הקובץ עדיין שם - תראו את אותו אייקון רגיל שמעיד על הימצאותו של קובץ נלווה. אולם בפועל הקובץ נמצא על הדיסק ולא באאוטלוק. אאוטלוק 2007 כולל כלי נוסף לצמצום גודלם של קובצי pst, זאת על ידי טיפול בתיקיות השמנות ביותר. בחרו ב-Tools, לכו ל-Mailbox Cleanup, ולחצו על הכפתור View Mailbox Size. תראו מסך הדומה לתמונה מטה.
המסך מציג רשימה של תיקיות, לצד הנפח הכולל של כל אחת מהן. באופן זה תוכלו לראות היכן המקומות בהם ניקוי הודעות וקבצים נלווים יהיה הכי אפקטיבי. לאחר שתמצאו את התיקיות הגדולות ביותר, לכו חזרה למסך המרכזי של אאוטלוק, וטפלו בתיקיות הללו תחילה - חפשו הודעות לא נחוצות וקבצים נלווים, ומחקו אותם.
לאחר שעשיתם שימוש בכל הטכניקות הללו למחיקה של הודעות מיותרות וקבצים נלווים, הגיע הזמן לדחוס את קובץ ה-pst שלכם. באופן נורמאלי, כאשר אתם מוחקים הודעות וקבצים נלווים, נוצרים רווחים בתוך קובץ ה-pst, רווחים שסתם תופסים מקום. דחיסה של הקובץ מבטלת את הרווחים הללו ומקטינה את הגודל הכללי שלו. על מנת לעשות זאת, בחרו ב-File, לכו ל-Data File Management, ולחצו לחיצה כפולה על השורה Personal Folders. כעת לחצו על Compact Now.
מטרד מספר 3: למה כל כך קשה לגלות איפה נתוני האאוטלוק שלי שמורים?
הבעיה: כל הודעות הדוא"ל שלכם, אנשי הקשר, הקבצים הנלווים, הפגישות, וכן הלאה - פחות או יותר כל המידע של האאוטלוק, הכול שמור בקובץ pst אחד. לעיתים קרובות אתם צריכים לדעת איפה הקובץ הזה נמצא, אם אתם רוצים, למשל, לגבות אותו או להעביר אותו ממחשב למחשב. אולם למיקרוסופט יש נטייה לשנות את מיקומו של הקובץ מגרסת אאוטלוק אחת לשנייה, מה שאומר שאיתורו עלול להיות בעייתי. בנוסף לקובץ ה-pst, אאוטלוק עושה שימוש בשורה ארוכה של קבצים אחרים בכדי, לדוגמא, לשמור את ההעדפות האישיות שלכם. פעמים רבות משתמשים צריכים לדעת היכן גם הקבצים הללו נמצאים.
הפתרון: באופן כללי, אאוטלוק 2007 שומר את קובצי ה-pst באחד משני המקומות הבאים, תלוי אם אתם עושים שימוש בחלונות XP או ויסטה. משתמשי ויסטה יוכלו למצוא אותו ב- C:\Users\YourName\AppData\Local\Microsoft\Outlook, כאשר YourName הוא שם המשתמש שלכם. משתמשי XP יוכלו למצוא אותו בדרך כלל תחת C:\Users\YourName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.
כמובן שקיים סיכוי שאאוטלוק שמר אותם במקום אחר, אבל לפחות לא קשה לגלות היכן: מתוך אאוטלוק, בחרו בתפריט File ולכו ל-Data File Management. תראו מסך כמו זה המוצג למטה. הסתכלו בשורה Personal Folders על מנת לגלות את מיקום קובץ ה-pst שלכם. בכל מה שקשור לשאר קובצי האאוטלוק, משתמשי ויסטה יוכלו למצוא אותם תחת
C:\Users\YourName\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook, ואילו משתמשי XP צריכים לחפש תחת C:\Users\YourName\Application Data\Microsoft\Outlook.
* בשבוע הבא, בחלקה השני של הכתבה, TheMarker IT מביא בפניכם את הפתרונות ל-4 בעיות נוספות באאוטלוק: כיצד מסתדרים עם עומס יתר של הודעות? למה התוכנה כל הזמן קורסת? כיצד מתקנים קובץ pst פגום? ואיך עושים חיסול ממוקד לרשומות אאוטלוק פגומות? *
** לקריאת חלקה השני של הכתבה - לחצו על הקישור הבא: מבט נוסף על האאוטלוק - חלק ב' **
*** למעבר לחלק השלישי והמסכם בכתבה - כנסו עכשיו לקישור הבא **
עוד בנושא
ביום שבו האאוטלוק פגש את הפייסבוק
המדריך השלם לעבודה נכונה עם דואר אלקטרוני
אופיס 2007 - לשדרג או לא לשדרג?
דואר אלקטרוני - איך נחלצים מצרות
פורמט להדפסה
שלח באימייל
חזרה למעלה
עשרת הגדולים
- 1. וול-סטריט ג'ורנל: גוגל קרובה להשקת שירות אחסון בענן
- 2. ד"ר סמארטפון יעזור למטופל להתגבר על הדיכאון
- 3. המשחקים ששינו את יפן
- 4. ההמתנה עומדת להסתיים: אייפד 3 יושק בעוד פחות מחודש
- 5. הגאדג'ט הישראלי שיהפוך את הסמארטפון שלכם לרובה לייזר
- 6. כמה שווה הפרטיות שלכם לגוגל? 25 דולר לשנה
- 7. קרן יוזמה מוכרת אחזקותיה בקונדואיט ב-200 מיליון דולר
- 8. Cloudyn הישראלית רוצה לטפל בכלכלת הענן
- 9. הין של אפל, היאנג של גוגל
- 10. הבריטים דורשים לטהר את שם אבי המחשב
